Organisation comptable

Étapes

Le mandataire doit disposer d'un cahier de comptabilité pour la coopérative générale, et doit également, mettre à la disposition des classes, des cahiers de comptabilité dans le cadre de la régie d'avance. Les comptes de la coopérative peuvent également être tenus grâce à un fichier tableur qui fonctionne sous Excel.

Un mandataire est responsable "financièrement" du compte de la coopérative, mais "comptablement" c'est toute l'équipe enseignante qui est concernée.

Toutes les cotisations coopératives des parents, obtenues dans les classes, sont directement confiées au mandataire qui doit inscrire toutes ces sommes dans les comptes de la coopérative générale.

Un "bordereau de versements" pourra être établi par la classe afin d'accompagner l'enveloppe contenant les cotisations. Cette pièce deviendra donc une pièce justificative numérotée et comptabilisée.

Ces participations volontaires des parents, demandées en fonction des projets de la coopérative, peuvent être redonnées aux classes sous forme de régies d'avance. Une feuille justificative est alors signée par le mandataire et l'enseignant qui reçoit cette somme (par chèque ou espèces). Si vous ne voulez pas de régies d'avance, il est alors tout à fait possible de rembourser les achats effectués par les enseignants (avec justificatifs à l'appui au nom de la Coopérative Scolaire de l'école...) par chèque ou en espèces.

Une fois que la régie d'avance est versée, le tuteur de la classe, avec l'aide si possible des petits coopérateurs, doit tenir un cahier où figureront toutes les dépenses et les recettes de la classe, et devra archiver ses pièces comptables en les numérotant et les datant.

Toutes les dépenses et les recettes de la coopérative doivent toujours être justifiées par une pièce comptable. Si vous faites un chèque, même si la facture n'est pas encore arrivée, vous pouvez vous faire une pièce comportant toutes les données de l'opération. Une fois la facture reçue, on peut la remplacer ou y agrafer le document. Si vous faites des remises de chèques et d'espèces, là aussi, il est obligatoire de faire une pièce précisant la nature et le montant des sommes reçues. On y joindra alors les justificatifs donnés par la Poste ou par la Banque. (On peut les agrafer ou les coller).

Grâce à un classeur, vous pouvez archiver vos pièces comptables très facilement... Chaque dépense ou recette doit être au format A4, numérotée, datée et renseignée avec précision. Pour un chèque, par exemple, on pourra inscrire le numéro du chèque sur la pièce.

Dès que vous signez un chèque ou que vous déposez des sommes, la pièce est donc archivée et inscrite dans le cahier de comptabilité.
Là, vous notez le numéro de la pièce, la date et la nature de l'opération et vous disposez de colonnes Entrées- Sorties- Situation pour suivre la trésorerie de votre coopérative. Une fois cette partie gauche du cahier remplie (c'est-à-dire la partie que n'importe quel trésorier d'association ou particulier peut renseigner pour suivre ses comptes), il faut donner un peu plus de précisions en « ventilant » la dépense ou la recette dans la partie droite du cahier.
Rappel : le fichier tableur fonctionne de la même façon que le cahier, on y retrouve la partie Trésorerie et la partie Ventilation comptable.

Voir le mode d'emploi de la feuille de calcul sur ordinateur

Ce sont en effet des ventilations comptables, d'où l'utilisation du terme "comptabilité", mais il s'agit plutôt d'une "gestion de trésorerie améliorée".

Les mini-stages comptables, organisés par l'Association Départementale, permettent de donner quelques conseils sur ces fameuses ventilations et sur la parfaite tenue du cahier. En fin d'année, si vous avez bien renseigné à chaque fois le compte de charge ou le compte de produit pour la dépense ou la recette, la différence entre le total de vos charges et le total de vos produits doit bien sûr correspondre à la différence entre vos avoirs au 31 août de l'année précédente (Passif) et vos avoirs au 31 août de l'année en cours (Actif).

Les pièces comptables une fois archivées, il est indispensable de pointer toutes les opérations grâce à vos relevés bancaires. Cette vérification doit être faite le plus souvent possible, en pointant les relevés, le cahier, les pièces comptables et le carnet de chèques.
Ceci peut paraître très contraignant, mais cette organisation comptable est très fiable et très rassurante.

On peut pointer

  • le relevé, en précisant à côté du débit ou du crédit le numéro de la pièce concernée.
  • le cahier, en écrivant un petit trait ou une croix à côté du montant inscrit en entrée ou en sortie;
  • la pièce comptable, en notant le n° du relevé,
  • le carnet de chèques, en inscrivant le n° de la pièce.

Tous ces pointages vous permettront de recenser si vous avez des chèques non débités à la fin de votre année comptable.

Au moment de remplir votre compte rendu financier, il faudra tenir compte de ces opérations en les précisant sur la photocopie du dernier relevé.

Une fois votre compte rendu financier complété, ce document devient l'outil idéal pour faire un rapide point de vos activités de l'année écoulée. Toutes les personnes concernées par les activités de l'école pourront alors bénéficier d'informations précises sur la gestion de la coopérative ; un point pouvant être fait sur les cessions, les charges éducatives, les subventions, etc... Ce genre de compte rendu étant fait la plupart du temps lors du dernier Conseil d'Ecole. Certaines coopératives scolaires analysent leur compte rendu en utilisant les pourcentages. Ces analyses sont quelques fois réalisées avec les enfants.

Même si le cahier de comptabilité est l'élément majeur de votre gestion, il est bien sûr conseillé de suivre les dépenses et les recettes de certains de vos projets sur papier libre, afin de vous rendre encore mieux compte de l'évolution de ces mêmes projets.

Quand tout est bouclé, le mandataire doit demander qu'une commission de contrôle se réunisse afin que 2 personnes (un parent et un enseignant) attestent de la bonne tenue des comptes de la coopérative.

Les modalités concernant cette commission sont toujours bien précisées dans la fameuse feuille A3 contenant vos comptes rendus d'activité et financier et la commission de contrôle que vous recevez généralement en Juin.

Le tout est envoyé au siège de l'OCCE, qui doit "consolider" tous les comptes du département, c'est à dire, saisir tous les comptes des coopératives et établir un compte de résultat global.
Les responsables de cette vérification apprécient de recevoir une version "ordinateur" des comptes à verifier qui leur évite un fastidieux travail de saisie.

Nous devons alors exploiter les comptes rendus financiers et les tenir à disposition du Commissaire aux comptes "Audit-France".

Rappels

Le mandataire d'une coopérative n'est pas automatiquement la directrice ou le directeur de l'école.
Le mandataire, responsable des opérations financières, peut demander à un collègue de tenir le classeur et le cahier de comptabilité à jour, tout en supervisant régulièrement ce travail comptable. L'OCCE encourage vivement les coopératives scolaires à fonctionner de cette façon. La coopérative ayant, en quelque sorte, un trésorier et un comptable.

Pour encore plus de précisions, n'hésitez pas à venir nous voir ou nous appeler !

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