Fêtes et kermesses

L'organisation d'une fête des écoles ou d'une kermesse nécessite le respect d'un certain nombre d'obligations légales.

En matière de surveillance, les enfants seront placés comme à l'ordinaire sous la responsabilité des enseignants pendant le temps scolaire, ainsi que pendant la préparation et le déroulement du spectacle. Hors temps scolaire, les enfants seront sous la responsabilité de leurs parents.

Les ATSEM seront placées sous l'autorité du directeur d'école pendant le temps scolaire. En dehors du temps scolaire, il n'est pas possible de leur imposer un service. Il en sera de même concernant le concierge de l'école.

La fête de l'école ou la kermesse doit être organisée par l'Association départementale OCCE et reste sous sa responsabilité. Les recettes perçues seront gérées par la coopérative scolaire OCCE, sous le visa de l'Association départementale OCCE, qui est seule habilitée juridiquement à acquérir et à posséder des biens dans l'école. Les biens acquis sur ces fonds seront la propriété de la coopérative.

Bien organiser une kermesse ou une fête d'école

  1. FORMALITES ADMINISTRATIVES ET AUTRES :

_ Concernant l'utilisation des locaux dans l'enceinte de l'école

Dans la mesure où la manifestation se déroule au sein de l'école, il convient d'avertir la municipalité (cf. Lettre type - Annexe 1). Par ailleurs, l'article 25 de la loi du 22/07/1983 a été abrogé et remplacé par les dispositions de l'article L. 212-15 du Code de l'Education, qui précise les modalités suivantes :

"Sous sa responsabilité et après avis du conseil d'administration ou d'école et, le cas échéant, accord de la collectivité propriétaire ou attributaire des bâtiments, en vertu des dispositions du présent titre, le maire peut utiliser les locaux et les équipements scolaires dans la commune pour l'organisation d'activités à caractère culturel, sportif, social ou socio-éducatif pendant les heures ou les périodes au cours desquelles ils ne sont pas utilisés pour les besoins de la formation initiale et continue. Ces activités doivent être compatibles avec la nature des installations et l'aménagement des locaux. La commune ou, le cas échéant, la collectivité propriétaire peut soumettre toute autorisation d'utilisation à la passation, entre son représentant, celui de l'école ou de l'établissement et la personne physique ou morale qui désire organiser des activités, d'une convention précisant notamment les obligations pesant sur l'organisateur en ce qui concerne l'application des règles de sécurité, ainsi que la prise en charge des responsabilités et de la réparation des dommages éventuels. A défaut de convention, la commune est responsable dans tous les cas des dommages éventuels, en dehors des cas où la responsabilité d'un tiers est établie."

Désormais, il n'est plus obligatoire de signer une convention avec la commune. En tout état de cause, il est préférable de signer une convention afin de fixer les termes de l'utilisation des locaux scolaires. Auprès de la mairie, les démarches administratives sont les suivantes :

a) demander au maire l'autorisation d'occuper les locaux en dehors du temps scolaire;

b) l'informer de la date et des heures du début et de fin de la fête de l'école ou de la kermesse afin que la mairie assure le bon ordre et la sécurité du public;

c) demander au maire (ou à la préfecture pour les coopératives parisiennes) l'autorisation de l'ouverture d'un débit de boissons temporaire (Groupes 1 et 2) conformément à l'article L.3334-2 du Code de la santé publique, 15 jours avant la tenue de la manifestation. L'organisation d'un débit de boissons pendant une manifestation publique est limitée à 5 autorisations annuelles pour chaque association départementale. Ne peuvent être cédées ou offertes que des boissons des deux premiers groupes, à savoir :

- Groupe 1 : boissons sans alcool

- Groupe 2 : Boissons alcooliques : vins, bière, cidre, poiré, vins doux naturels, jus de fruits ou de légumes fermentés comportant de 1, 2 à 3 degrés d'alcool.

Il est à noter que La Guadeloupe, la Guyane et la Martinique bénéficient d'un régime exceptionnel. Toutefois, au vu de la spécificité de la fête des écoles ou de la kermesse, il convient de rappeler que l'établissement scolaire est un lieu protégé. L'école est donc un espace sans alcool (Lettre d'information juridique du Ministère de l'Education Nationale n°20), et non fumeur.

_ Concernant l'utilisation de fonds sonores

Une demande d'autorisation doit être adressée à la SACEM 15 jours avant la date fixée de la manifestation (auprès de la délégation SACEM compétente), afin de pouvoir avoir un fond sonore musical pendant la fête de l'école ou la kermesse, ou pour accompagner le spectacle donné par les élèves. C'est une déclaration simplifiée à télécharger à l'adresse internet suivante : sacem.fr

La Fédération de l'OCCE , et par extension, les Associations Départementales et leurs coopératives scolaires, bénéficient, d'une part, de l'agrément «Education Populaire» (Arr. du 31/01/2008) et, d'autre part, de la signature d'un protocole d'accord avec la SACEM (du 10/12/2008).

Le forfait sera appliqué à la seule condition de déclarer la séance avant la manifestation (respect du délai de 15 jours). Il vous suffira, a posteriori, d'adresser à la délégation SACEM le programme nécessaire à la répartition des droits d'auteur.

La demande d'autorisation de diffusion s'effectue en ligne, sur le site sacem.fr

Indiquez, sur le formulaire que vous faites partie d'une ASSOCATION AVEC SIRET (n° 39054706500016), puis que l'association est MEMBRE D'UNE FEDERATION SIGNATAIRE D'UNE PROTOCOLE D'ACCORD AVEC LA SACEM, et sur le menu déroulant, cochez OCCE.

_ Concernant la représentation de pièces de théâtre

La S.A.C.D (Société des auteurs-compositeurs dramatiques) délivre l'autorisation d'interpréter la ou les pièces de théâtre choisie en vue de la manifestation. La demande doit en être faite 4 ou 5 mois avant la date prévue de la représentation. En effet, la SACD demande systématiquement à l'auteur l'autorisation d'interpréter sa pièce.

_ Concernant l'utilisation de disques, CD, cassettes préenregistrées

Toute utilisation directe d'un disque ou d'une cassette préenregistrée du commerce donne lieu au paiement d'une « rémunération équitable » à la SPRE (Société civile pour la perception de la rémunération équitable de communication au public des phonogrammes du commerce), en sus des droits d'auteur SACEM

C'est la SACEM qui est chargée de percevoir la « rémunération équitable ». La coopérative scolaire recevra, en même temps, la facture de la SACEM pour les droits d'auteur et celle de la SPRE. Le non-paiement de la « rémunération équitable » à la SPRE est puni d'une amende de 300.000 €uros et 3 ans d'emprisonnement (art. L. 335-4 C. prop. intel.).

L'utilisation de disques ou de cassettes pour accompagner ou illustrer un spectacle est soumise à l'autorisation préalable et écrite du producteur du phonogramme.

_ Concernant la prise de photo des enfants

Pour toutes prises de photos des élèves, il devra être demandé une autorisation préalable de leurs parents.

2. REGLEMENTATION EN MATIERE DE NOURRITURE ET D'HYGIENE

Il est nécessaire de posséder par-devers soi les factures d'achat des marchandises. Certaines denrées alimentaires présentent des dangers plus grands que d'autres à cause de leur composition qui permet plus facilement le développement des microbes. Il existe 2 catégories principales :

a) Aliments à faible risque :

  • légumes crus et cuits, et fruits,
  • salades de riz, de pâtes ou de blé non assaisonnées, taboulés,
  • sandwichs, pizzas, quiches, crêpes,
  • salaisons sèches (saucisson, jambon cru, chorizo),
  • fromages à pâte dure,
  • gâteaux bien cuits (au yaourt, génoises, cakes, tartes aux fruits).

b) Aliments à risque élevé :

  • viandes et poulets froids,
  • préparations à base de viandes froides, d'oeufs et de crèmes,
  • charcuterie « maison », jambon cuit,
  • fromages à pâte molle,
  • soja frais, salades à base de thon, mayonnaise,
  • gâteaux à base de crème chantilly ou crème pâtissière.

Des précautions sont à prendre :

- maintenir au froid les denrées périssables (réfrigérateur ou congélateur, suivant les cas) jusqu'au moment de leur utilisation.

- si barbecue, la viande doit provenir d'un établissement agréé ou dispensé (marque « salubrité ovale » sur les emballages), et le barbecue devra être implanté à un endroit sécurisé et difficile d'accès aux enfants (avoir à portée de main un extincteur).

- les aliments préparés le jour même doivent être maintenus à température constante.

- il convient de jeter immédiatement les aliments non consommés.

Par ailleurs, si vous utilisez de la vaisselle non jetable, il convient de prévoir une arrivée d'eau potable ainsi que deux récipients, l'un avec un produit désinfectant, l'autre contenant de l'eau propre pour le rinçage. Cette vaisselle devra être essuyée avec des torchons propres.

Les locaux scolaires n'étant pas adapté à la restauration, nous vous conseillons de ne préparer qu'un buffet froid (pas de manipulations de denrées, pas de plonge). Dans le cas d'utilisation de la cuisine de la cantine scolaire, il convient, d'une part d'obtenir l'accord de la Municipalité (convention de prêt de matériels) et, d'autre part de respecter la réglementation adéquate (Arr. 09/05/1997, art.18 et19).

3. LOTERIES-TOMBOLAS-LOTOS

D'une manière générale, les loteries sont prohibées (loi du 21/05/1836). Le délit de loterie prohibée concerne les manifestations ouvertes au public, avec l'espérance d'un gain par « l'emploi de la voie du sort ».

Aux termes de l'article 6 de la loi de 1836 les lotos dits « traditionnels » échappent à la prohibition de principe qui dispose :

Il est à noter que l'organisation de lotos ne doit pas avoir pour effet, ni à plus forte raison, pour objet, de procurer des bénéfices, de façon directe ou indirecte à un commerçant (Rép.min. 16/09/1996). Rien n'est spécifié concernant la tenue de lotos traditionnels (pendant ou hors temps scolaire). Il serait bon de le spécifier à la mairie lors de la demande d'occupation des locaux.

4. PUBLICITE

Afin d'attirer des visiteurs à la fête des écoles, la coopérative scolaire pourra utiliser les panneaux réservés aux activités des associations (D. du 25/02/1982). En dehors de ces emplacements, l'affichage peut entraîner la perception d'une taxe communale.

Les plaquettes, affiches et autres dépliants peuvent être réalisées par la coopérative scolaire. Dans ce cas, vous devez obligatoirement faire apparaître le nom, la dénomination et l'adresse de la coopérative scolaire OCCE. Attention, concernant les affiches, à ne pas les imprimer sur un papier blanc, sauf, si elles sont recouvertes d'illustrations de couleur, afin de ne pas les confondre avec les affiches administratives.

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Fête d'école, kermesse et Plan Vigipirate

Fiche juridique

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Assurance

Comme toutes les activités organisées par la coopérative scolaire, la kermesse ou la fête de l'école est couverte par le contrat d'assurance MAE/MAIF. Les biens et les adhérents déclarés sont couverts. Les bénévoles encadrant l'activité sont couverts.

Pour assurer une activité précise, comportant des risques ou des matériels prêtés, contactez la MAE 77 pour lui demander conseil et éventuellement contracter un contrat ponctuel.

Le Président de l'OCCE 77 est le responsable légal de l'organisation de la manifestation. Prévenez quelques jours à l'avance, par courriel, l'OCCE 77 de la date, du lieu, des effectifs attendus.

Préciser, dans votre communication envers vos partenaires, que la kermesse ou la fête est "organisée par la coopérative scolaire de l'école".

IMPORTANT : Si la manifestation se déroule en-dehors du temps scolaire (non continuité du service), les enseignants présents ne sont pas en situation d'exercice. En cas d'accident, ils ne pourront pas se déclarer en accident du travail, ni prétendre au versement d'indemnités journalières. Ils sont couverts par le contrat collectif, comme tous les coopérateurs déclarés.

Après la manifestation

  • Compter l'argent en présence de parents le plus rapidement possible après la Kermesse, ne pas oublier de soustraire le fonds de caisse.
  • Ne pas oublier les partenaires, les bénévoles qui ont avancé de l'argent , les factures impayées.
  • Faire un état des lieux, informer l'OCCE, la municipalité, l'assureur de tout problème.

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