Les comptes rendus

NB : les collègues utilisant le tableur informatique diffusé par l'OCCE 77 n'ont pas à envoyer le modèle papier du Compte Rendu, mais doivent imprimer, signer et envoyer les onglets "CRF", "CRA", "Contrôle", accompagnés du relevé bancaire le plus proche de la date de clôture.

Le compte rendu financier

Le mandataire local se justifie des responsabilités qu'il assume par l'envoi du compte rendu financier à l'Association Départementale.

Le document statutaire à faire parvenir à l'Association Départementale (au 30 septembre) est mis à votre disposition au mois de juin. Il se compose de deux parties :

  • Le compte de fonctionnement général qui indique les opérations effectuées par la coopérative entre le 1° septembre (début de l'année scolaire) et le 31 août (fin de l'année scolaire).
  • Le bilan simplifié qui fait apparaître la situation générale de la coopérative

Ce compte rendu est accompagné d'un exemplaire du quitus de la Commission locale de Contrôle des Comptes. Le compte rendu financier de chaque classe est intégré au compte rendu financier de l'école. Doivent apparaître, toutes les recettes, toutes les dépenses, des différentes coopératives de classes ainsi que TOUT ce qui concerne les mouvements de la coopérative centrale, lorsqu'elle existe.

Emargement
Le compte rendu financier envoyé à l'Association est émargé par chaque enseignant de l'école. Un exemplaire est conservé par chaque coopérative: classe, école. Avant d'établir chaque compte rendu, consultez la grille de rapport des vérificateurs aux comptes et la nomenclature OCCE.

Envoi : Attention ! !
Les dates d'envoi sont : 30 septembre pour tous. Elles ne dispensent en aucun cas de l'établissement du compte rendu financier et de l'émargement par les enseignants avant leur départ en vacances, dans une autre école, un autre département ou à la retraite. Le quitus de la Commission locale de Contrôle des Comptes peut être établi dès la clôture des comptes. Il n'est pas nécessaire d'attendre le Conseil d'Ecole ou d'Etablissement pour lequel seule une information est obligatoire. Les mandataires quittant l'école doivent envoyer le Compte Rendu Statutaire complet à la mi-juillet.

Précautions à prendre

La non intégration de sommes qui transiteraient par les comptabilités de classe, par exemple, constituerait une "caisse noire". Le mandataire local doit prendre toute précaution afin que les documents soient établis dans les délais et surtout, avec l'émargement de toutes les personnes concernées.

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Le compte rendu d'activités

Le mandataire local se justifie des responsabilités qu'il assume par l'envoi du compte rendu d'activités à l'Association Départementale. Le document statutaire à faire parvenir à l'Association départementale, mis à votre disposition au mois de juin, est un modèle simplifié destiné à aider la coopérative.

La vérification des comptes

La réunion d'une Commission de Vérification des Comptes est statutaire (loi 1901). Elle délivre au mandataire local son quitus. Elle permet d'éviter les conflits entre collègues ou avec les parents. On évite toute contestation ou suspicion. En cas de mutation de l'enseignant, cette réunion doit avoir lieu avant son départ.

Désignation
Les vérificateurs aux comptes sont désignés en Assemblée Générale ou à défaut par le Conseil de coopérative, pour 1 an, avec mandat renouvelable.

Membres
La commission sera composée - de préférence - d'une manière paritaire mixte :

  • d'enseignants qui n'ont pas tenu la comptabilité, afin de ne pas être juge et partie.
  • de parents d'élève, non enseignants dans l'école, non nécessairement élus au Conseil d'Ecole ou au Conseil d'Etablissement.
  • éventuellement, de partenaires de l'école.

Rôle
La commission a pour mission, à l'exclusion de toute immixtion dans la gestion, de vérifier la sincérité des documents financiers et des documents comptables. Les membres de la commission sont soumis au devoir de réserve à l'égard des tiers mais aussi à l'égard des administrateurs pris individuellement et la commission n'est pas tenue de répondre isolément. Elle peut répondre à l'Assemblée Générale, mais uniquement pour ce qui concerne son rapport.

Modalités
Les documents sont consultés sur place. La commission se fait présenter les cahiers de comptabilité des classes, le ou les cahiers d'inventaire du matériel appartenant à la coopérative et le cahier des délibérations du Conseil de Coopérative (décisions d'achats). La commission vérifie, par sondage, un certain nombre de pièces, en dépenses et en recettes et se fait présenter les justificatifs. Elle remplit le rapport des vérificateurs aux comptes annexé au compte rendu financier et d'activités de l'année en cours.

En aucun cas, la Commission de Vérification des Comptes ne prédispose de l'utilisation des fonds et biens de la coopérative

Vérificateurs aux comptes

Lorsqu'il y a une comptabilité comportant un certain maniement de fonds, l'assemblée générale désigne des "vérificateurs aux comptes". Ces vérificateurs font rapport à l'assemblée générale sur la gestion du comptable. Ces vérificateurs aux comptes n'ont rien à voir avec ceux qui ont été créés auprès des cours d'appel par la loi du 24 juillet 1966, rendus obligatoires soit par obligation administrative, soit par obligation légale.. Il conviendra d'éviter le terme de « commissaires aux comptes » qui est réservé aux professionnels. Trésorier et mandataire local (signataire du compte chèque) ne peuvent faire partie de cette commission. L'élection au Conseil d'Ecole ou d'Etablissement n'ouvre pas un droit particulier à être membre de la commission de contrôle.

Règle de "non-immixtion dans la gestion". Déontologie des normes de contrôle de la Compagnie Nationale des Commissaires aux Comptes :
Le principe général posé par cette règle est que le commissaire aux comptes ne peut pas :
  • accomplir des actes de gestion, ni directement, ni par association ou substitution aux dirigeants ;
  • exprimer des jugements de valeur, critiques ou élogieux, sur la conduite de la gestion prise dans son ensemble ou dans ses opérations particulières

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Le quitus

Le quitus donné aux administrateurs est une approbation de leur gestion. Les écritures étant conformes aux justificatifs présentés, la commission donne quitus de la gestion de la Coopérative au(x) responsable(s) selon le modèle du compte rendu financier. Les membres de la commission engagent leur responsabilité.

Modèle de Quitus

La Commission de Contrôle des Comptes de la Coopérative s'est fait présenter

  • l'ensemble des pièces comptables et des justificatifs (factures, tickets de caisse, bordereaux, reçus...)
  • le cahier d'inventaire du matériel acheté par la Coopérative,
  • le cahier de délibérations du Conseil de Coopérative (décisions et financement).

La Commission a vérifié, par sondage, différentes pièces en recettes et dépenses et a rempli le rapport annexé au compte rendu financier et d'activités de l'année en cours.

  • Sommes portées à l'actif ( en toutes lettres) :................................
  • Sommes portées au passif (en toutes lettres) :................................

Les écritures étant conformes aux justificatifs présentés, la Commission donne quitus de la gestion de la Coopérative au(x) responsables(s).

Le compte rendu financier et d'activités, accompagné du quitus, est présenté lors du premier Conseil d'Ecole (cf Règlement-type Départemental des Ecoles).
L'engagement des sommes portées à l'actif et au passif du bilan simplifié est effectué en toutes lettres.

Faire signer, par complaisance, sans montrer les comptes peut permettre de faire semblant de satisfaire aux exigences statutaires de l'Association OCCE. Attention ! la responsabilité du mandataire local ainsi que des signataires se trouve engagée... Jouer le jeu de la démocratie, de la vie associative, de la transparence, c'est l'assurance de relations apaisées entre les partenaires et les professionnels de l'école.

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